В чем может быть проблема: у других сотрудников закончился рабочий день и они хотят отдыхать. Как итог – у них не устанет голова и может быть выгорание.
Что делать:
– писать в оговоренное с командой рабочее время и дни: например, с 10:00 до 18:00 в будние (сб., вск. – выходные);
– нет оговоренного рабочего времени: предложить обсудить этот вопрос и обозначить комфортное для всех время;
– если команда работает в разные часы – обговорить и решить, как всем будет удобно работать;
– завести рабочий чат или приложение, где автоматически будут выключаться уведомления вов нерабочее время специалиста: например, Slack.
По этикету можно писать с 8:00 до 22:00 в будние, но не всем такой режим покажется комфортным.
Как писать сообщения:
- Одно сообщение – одна мысль. Чтобы ответили именно на эту задачу, а не собирали ответы по нескольким, затягивая время. Например, задача по рассылке решена и по ее поводу могут ответить, задача по контенту типографии – нет. Чтобы ответили сразу же, лучше не смешивать вопросы. Иначе есть риск, что ответят на письмо или сообщение, когда обе задачи будут готовы.
- Одно сообщение – обращение к 1 человеку. Чтобы каждый читал только нужную информацию. Исключение: информирование о планерке для всей команды.
- Выделять подзаголовки для ориентирования в тексте. Так получатель сможет пропустить ненужный абзац; если ему нужны все – поймет при первом беглом просмотре, где какая информация. например, если он помнит вводные данные, он пропустит этот абзац.
- Писать 1 сообщение по теме, а не много разрозненных. Помните: 1 сообщение – 1 мысль. Это не имитация речи, когда по 1 теме пишем подряд 10 коротких сообщений. Это правило действует при переписке по почте, в чатах и т. д. Так проще воспринимать информацию: она структурированная. При этом техника не раздражает миллионом пиликаний.
- Четко формулировать мысль. Вас не должны пытаться понять: лучше написать мысль подробнее, чем не договорить. Так исполнителю придется меньше переделывать.
- Размещать дополнительные материалы. Если они у вас есть, прикреплять ссылки в этом же сообщении или письме, чтобы получателю было удобно.
- Формулировуйте тему письма. Чтобы было понятно, о чем письмо или сообщение, и его было проще найти.
- Обозначайте дедлайн. Обозначать дедлайн ответа и выполнения задачи.
- Обозначайте последствия. Если задача не будет выполнена в дедлайн (в идеале до него) – показать, какие последствия будут. Мы не про запугивание, а реальные последствия: что кому-то придется работать ночью или будет нарушено условие договора.
- Не смешивайте рассылку и переписку с планеркой. Так продуктивнее и спокойнее обсуждать дела.
- Выбирайте приложение для работы, где можно общаться в ветках. Чтобы не трогать остальных членов команды, которые не работают над задачей.
- Если удобно иметь один гугл-документ с идеями для контента по клиенту – можно договориться, что идеи по контенту будут вставляться туда. Ответственный будет смотреть в файл про составлении контент-плана и брать идеи. Плюсы – все в одном месте и не теряется, всегда есть пул идей, которые не нужно искать. Такой документ мы называем пулом тем и при выборе ориентируемся, какие материалы и ресурсы есть.
Сглаживание ситуации.
Если у членов команды срочная идея или они работают в другое время, советуем:
– писать в рабочий чат, где увидят сообщение в рабочие дни и часы;
– записать идею и озвучить ее на планерке или рассылке в рабочие часы;
– повесить отложенное сообщение: будет опубликовано в рабочее время.
Нет возможности – написать в рабочий чат с извинением и объяснением, почему это важно и нельзя было опубликовать позже. Например: «Сейчас не читайте сообщение. Простите, что пишу поздно, но завтра у меня поезд и я весь день не буду на связи. Есть идея <...> Дайте ответ до <...> Иначе мы нарушим договор».
Если случилось что-то срочное:
– сгладить контекст извинением;
– объяснить ситуацию.
Конечно же, что-то срочное команда сразу же решит.
Важные правила:
- Давать команде отдыхать.
- Слушать команду.
- Думать, как облегчить процессы.
Что почитать и посмотреть:
– курс Максима Ильяхова по общению с клиентами;
– книгу Максима Ильяхова про «Новые правила деловой переписки».
Комиксы и советы о переписке и этичном общении публикуем в Инстаграм.
